Skype for Business und Outlook verfügen über eine Reihe nützlicher Funktionen, mit denen Sie Ihren Workflow effizient organisieren können. Eines der beliebtesten Tools ist das Erstellen von Meetings, die Sie leicht anpassen und Teilnehmer einladen können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine Besprechung in Skype for Business über Outlook mit ein paar einfachen Schritten erstellen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Skype for Business und Outlook installiert und konfiguriert haben, bevor Sie mit der Erstellung einer Besprechung beginnen. Sie müssen beide Anwendungen ausführen und sicherstellen, dass sie entsprechend funktionieren.
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook und wählen Sie Kalender aus. Navigieren Sie zu dem bestimmten Datum und der Uhrzeit, zu der Sie eine Besprechung planen möchten. Klicken Sie auf freie Zeit, um ein neues Ereignis zu öffnen. Geben Sie im angezeigten Fenster die erforderlichen Informationen zum Meeting ein, einschließlich Thema, Ort und Uhrzeit.
Schritt 2: Klicken Sie neben dem Feld "Ort" auf die Schaltfläche "Skype-Besprechung hinzufügen". Die Anwendung erstellt automatisch eine Verknüpfung zu einer Besprechung in Skype for Business. Sie können dann eine Liste der Teilnehmer hinzufügen, die Sie zum Meeting einladen möchten. Vergessen Sie nicht, die Start- und Endzeit für das Meeting anzugeben.
Überprüfen, ob eine Verbindung zu Skype for Business besteht
Um eine Besprechung in Skype for Business über Outlook zu erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie mit Skype for Business verbunden sind. Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen, die Verbindung zu überprüfen:
- Stellen Sie sicher, dass Sie Skype for Business installiert haben und sich bei Ihrem Konto angemeldet haben.
- Öffnen Sie Skype for Business, und melden Sie sich mit Ihren Anmeldeinformationen an.
- Überprüfen Sie die Internetverbindung. Stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zum Internet haben und dass die Verbindungsgeschwindigkeit für das Meeting ausreichend hoch ist.
- Überprüfen Sie die Netzwerkauthentifizierungseinstellungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Einstellungen den Anforderungen von Skype for Business entsprechen.
- Überprüfen Sie die Proxy-Einstellungen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Proxy-Server ordnungsgemäß konfiguriert ist und Sie eine Verbindung zu Skype for Business herstellen können.
- Wenn Sie eine Firewall verwenden, überprüfen Sie ihre Einstellungen. Stellen Sie sicher, dass die Firewall die Verbindung zu den Skype for Business-Servern zulässt.
- Überprüfen Sie, ob Updates verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass Sie die neueste Version von Skype for Business installiert haben und dass Sie alle verfügbaren Updates verwenden.
Wenn Sie alle diese Schritte ausgeführt haben, müssen Sie eine Verbindung zu Skype for Business haben und bereit sind, Besprechungen über Outlook zu erstellen.
Öffnen einer Outlook-Anwendung
Skype for Business ist in Outlook integriert, sodass Sie Besprechungen direkt aus Outlook erstellen können. Folgen Sie den Anweisungen unten, um Outlook zu öffnen und eine neue Besprechung zu erstellen:
- Öffnen Sie Skype for Business auf Ihrem Computer.
- Klicken Sie im Hauptfenster von Skype for Business auf die Registerkarte "Meetings".
- Klicken Sie neben dem Suchfeld auf die Schaltfläche "Neues Meeting".
Sie werden automatisch an Outlook weitergeleitet, wo Sie zusätzliche Details für die Besprechung festlegen können, z. B. Uhrzeit, Ort, Teilnehmer usw.
Jetzt können Sie Outlook zum Erstellen und Verwalten von Skype for Business-Meetings verwenden.
Erstellen eines neuen Ereignisses in Ihrem Outlook-Kalender
Befolgen Sie einige einfache Schritte, um ein neues Ereignis in Ihrem Outlook-Kalender zu erstellen:
- Öffnen Sie Outlook auf Ihrem Computer oder Gerät.
- Wechseln Sie zum Abschnitt "Kalender" am unteren Rand des Programmfensters.
- Klicken Sie auf das Datum, für das Sie ein neues Ereignis erstellen möchten.
- Geben Sie im angezeigten Fenster "Ereignis erstellen" die erforderlichen Informationen ein:
- Titel - Geben Sie einen kurzen Namen für das Ereignis ein.
- Ort - Geben Sie ggf. den Veranstaltungsort für das Ereignis an.
- Start und Ende - Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für den Beginn und das Ende des Ereignisses aus.
- Teilnehmer - Fügen Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer des Ereignisses hinzu.
- Beschreibung - Fügen Sie zusätzliche Informationen zum Ereignis hinzu.
Nachdem Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Schließen. Das erstellte Ereignis wird automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt und an die Teilnehmer gesendet, wenn ihre E-Mail-Adressen angegeben sind.
Hinzufügen von Teilnehmern zu einer Besprechung
Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um Teilnehmer über Outlook zu einer Besprechung in Skype for Business hinzuzufügen:
1. Öffnen Sie den Outlook-Kalender
Rufen Sie Outlook auf und öffnen Sie Ihren Kalender. Sie müssen in ein Skype for Business-Konto eingezahlt werden.
2. Erstellen Sie eine neue Besprechung
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neues Meeting" oder wählen Sie "Neues Meeting" aus der Registerkarte "Startseite" oben im Fenster aus.
3. Füllen Sie die Stammdaten aus
Füllen Sie im angezeigten Fenster die grundlegenden Besprechungsdaten wie Titel, Datum und Uhrzeit aus. Sie können auch eine Beschreibung und einen Veranstaltungsort hinzufügen.
4. Mitglieder hinzufügen
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Teilnehmer" oder wählen Sie die entsprechende Registerkarte im Menü oben aus. Geben Sie dann die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein, die Sie der Besprechung hinzufügen möchten. Sie können jede Adresse mit einer neuen Zeile eingeben oder durch Kommas trennen.
5. Teilnehmer einladen
Um Teilnehmer einzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden". Outlook sendet automatisch Einladungen an alle hinzugefügten Teilnehmer mit Besprechungsinformationen.
Hinweis: Mitglieder müssen bei Skype for Business registriert sein, um eine Einladung erhalten zu können.
Jetzt wissen Sie, wie Sie in Skype for Business über Outlook Teilnehmer zu einer Besprechung hinzufügen. Erfolgreiche Durchführung Ihrer Meetings!
Auswählen von Optionen und Einrichten eines Meetings
Wenn Sie eine Besprechung in Skype for Business über Outlook erstellen, haben Sie die Möglichkeit, Optionen auszuwählen und sie an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Hier sind einige wichtige Optionen, die Sie anpassen können:
| Art der Besprechung | Sie können den Meeting-Typ auswählen, z. B. ein Meeting mit Audio- und Videoübertragung, ein Meeting mit nur Audio oder ein Meeting ohne Teilnehmer. Die Wahl des Besprechungstyps hängt von den Zielen und Anforderungen Ihres Meetings ab. |
| Teilnehmer | Sie können Teilnehmer zu einer Besprechung hinzufügen, indem Sie ihre E-Mail-Adressen angeben. Die Teilnehmer erhalten eine Einladung zu einem Meeting und können diesem beitreten. |
| Zeit und Dauer | Geben Sie das Datum, die Startzeit und die Dauer des Meetings an. Sie können auch festlegen, dass eine Besprechung wiederholt wird, wenn sie regelmäßig stattfindet. |
| Thema und Beschreibung | Geben Sie das Thema des Meetings an und fügen Sie eine Beschreibung hinzu, damit sich die Teilnehmer im Voraus vorbereiten und wissen können, was sie bei der Besprechung erwarten können. |
| Sicherheitseinstellungen | Sie können Sicherheitseinstellungen für das Meeting festlegen, z. B. ein Anmeldekennwort oder eine Genehmigungsanforderung für Teilnehmer. Dies wird dazu beitragen, die Vertraulichkeit zu gewährleisten und den Zugriff auf das Meeting einzuschränken. |
| Benachrichtigungen | Aktivieren oder deaktivieren Sie Benachrichtigungen über Ereignisse im Zusammenhang mit einem Meeting, z. B. Änderungen an der Uhrzeit oder das Hinzufügen neuer Teilnehmer. |
Nachdem Sie alle erforderlichen Optionen ausgewählt und ein Meeting eingerichtet haben, können Sie es speichern und die Einladung an die Teilnehmer senden. Alle Einstellungen werden automatisch mit Skype for Business synchronisiert, sodass die Teilnehmer bequem über eine Einladung oder ihren Kalender an der Besprechung teilnehmen können.
Senden von Besprechungsanfragen in Skype for Business
Skype for Business bietet eine bequeme Möglichkeit, Besprechungsanfragen über Outlook zu senden. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie Outlook, und erstellen Sie ein neues Ereignis im Kalender.
- Geben Sie im Feld "Betreff" einen Namen für die Besprechung ein.
- Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit für den Beginn und das Ende des Meetings aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Eingeladene" oder "Teilnehmer", um Empfänger hinzuzufügen.
- Geben Sie die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein und klicken Sie auf OK. Sie können auch Kontakte aus dem Outlook-Adressbuch auswählen.
- Als nächstes wählen Sie im Skype for Business-Menü auf der rechten Seite des Fensters den Punkt "Gruppenanruf" aus.
- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Senden", um die Besprechungseinladung per E-Mail zu senden.
Die Teilnehmer erhalten eine Einladung mit Besprechungsinformationen und einem Link zum Anmelden bei Skype for Business. Sie können mit einem Klick an der Besprechung teilnehmen.
Das Senden von Besprechungsanfragen an Skype for Business über Outlook ist daher ein ziemlich einfaches Verfahren, mit dem Sie ein Meeting einfach organisieren und mit den Teilnehmern Kontakt aufnehmen können.
