SBIS ist ein System von Bankinformationen und -diensten, das eine effektive Interaktion zwischen Bankkunden und Organisationen ermöglicht. Im Rahmen dieses Systems ist die Funktion zum Senden von Einladungen zum elektronischen Dokumentendurchlauf (EDO) verfügbar. Um jedoch eine Edo-Einladung an SBIS korrekt zu senden, müssen Sie einige wichtige Punkte kennen.
Zuerst müssen Sie sicherstellen, dass Sie bereits im System registriert sind, bevor Sie eine Edo-Einladung an SBIS senden. Wenn Sie noch nicht registriert sind, sollten Sie sich an Ihre Bank wenden, um Anweisungen und die erforderlichen Dokumente zu erhalten. Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine eindeutige Identifikationsnummer, die Sie benötigen, um die Einladung zu Edo zu senden.
Zweitens benötigen Sie, um eine Einladung zu Edo an SBIS zu senden, Zugriff auf das System über das Internet und eine elektronische Signatur, die auf Ihrem Computer installiert ist. Eine elektronische Signatur ist erforderlich, um die zu sendenden Dokumente vor unbefugtem Zugriff und Fälschung zu schützen.
Nach Abschluss der Registrierung und dem Erhalt der elektronischen Signatur müssen Sie sich beim SBI anmelden, zum Abschnitt "Elektronischer Dokumentenablauf" gehen und die Option "Einladung zu Edo senden" auswählen. Befolgen Sie dann die Anweisungen auf dem Bildschirm, um die erforderlichen Felder auszufüllen: den Empfänger der Einladung, den Nachrichtentext und die Anhänge.
Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt und die Richtigkeit der Daten überprüft haben, können Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken und warten, bis die Einladung zur Edo bestätigt wurde. Bitte beachten Sie, dass die Lieferzeit für die Einladung vom Systembetrieb und der Geschwindigkeit der Internetverbindung abhängt.
Das ist alles! Jetzt wissen Sie, wie Sie eine Edo-Einladung an SBIS richtig senden können. Denken Sie daran, die Anweisungen des Systems zu befolgen und sicherzustellen, dass die Daten vor dem Versand korrekt ausgefüllt sind. Viel Glück bei der Verwendung des elektronischen Dokumentenmanagements!
Arbeitsbeginn
Um Einladungen zum elektronischen Dokumentendurchlauf (EDO) an die SBIS zu senden, müssen einige einfache Schritte befolgt werden.
1. Gehen Sie zu Ihrem persönlichen Konto in SBIS und wählen Sie den Abschnitt "Elektronischer Dokumentendurchlauf" aus.
2. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Abschnitt den Menüpunkt "Einladung senden" aus.
3. Das Formular zum Senden einer Einladung zu EDO wird vor Ihnen geöffnet. Füllen Sie alle erforderlichen Felder aus:
- Geben Sie im Feld "Organisationsname" den Namen Ihrer Organisation ein.
- Geben Sie im Feld "TIN" die TIN Ihrer Organisation ein.
- Geben Sie im Feld PPC den PPC Ihrer Organisation an.
- Geben Sie im Feld "E-Mail" Ihre E-Mail-Adresse für die Kommunikation ein.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladung senden.
5. Nach dem Senden der Einladung wird Ihnen ein Aktivierungscode an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Nachdem Sie den Aktivierungscode erhalten haben, kehren Sie zu Ihrem persönlichen Konto zurück.
6. Wählen Sie im Abschnitt "Elektronischer Dokumentenablauf" den Menüpunkt "EDO aktivieren" aus.
7. Geben Sie im folgenden Fenster den Aktivierungscode ein, den Sie erhalten haben, und klicken Sie auf "Aktivieren".
Jetzt sind Sie bereit, den elektronischen Dokumentendurchlauf in SBIS zu verwenden. Vergessen Sie nicht, die zusätzlichen Anweisungen und Richtlinien für die Arbeit mit EDO zu lesen.
Senden planen
Wenn Sie eine Edo-Einladung ordnungsgemäß planen, können Sie Verzögerungen vermeiden und eingehende Dokumente sortieren. Es ist wichtig, die Sendezeit zu bestimmen, unter Berücksichtigung des Arbeitsplans des Empfängers, der Möglichkeit, sich rechtzeitig mit der Einladung vertraut zu machen, und der erforderlichen Reaktionszeiten.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Dokumente und Daten des Empfängers, wie seine E-Mail-Adresse und die Registrierungsnummer des Empfängers, vor dem Senden der Einladung haben.
Darüber hinaus sollten Sie die möglichen technischen Probleme berücksichtigen, die beim Senden des Dokuments auftreten können. Überprüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Client oder Ihr E-Mail-Programm ordnungsgemäß funktioniert und ob Sie Zugang zum Internet haben.
Wenn Sie eine Bestätigung des Eingangs der Einladung benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für die Antwort angegeben haben.
Vermeiden Sie es, die Einladung im letzten Moment zu senden, insbesondere wenn sie außergewöhnliche Maßnahmen oder Zeit zur Vorbereitung erfordert. Je früher Sie eine Einladung senden, desto mehr Zeit hat der Empfänger, sich vorzubereiten und darauf zu reagieren.
Es ist wichtig sich daran zu erinnern, dass Pünktlichkeit und Professionalität beim Senden einer Edo-Einladung an die SBIS dazu beitragen, eine vertrauensvolle Beziehung zum Empfänger aufzubauen und Geschäftstreffen, Verhandlungen und Veranstaltungen erfolgreich durchzuführen.
Erstellen einer Vorlage
Schritt 1:
Gehen Sie zum persönlichen Konto von SBIS, wählen Sie die Registerkarte "Elektronischer Dokumentendurchlauf" und gehen Sie zum Abschnitt "EDO".
Schritt 2:
Wählen Sie auf der Seite "EDO" den Abschnitt "Dokumentvorlagen" aus, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Vorlage erstellen".
Schritt 3:
Geben Sie im sich öffnenden Fenster einen Namen für die Vorlage ein und wählen Sie den Dokumenttyp "Einladung" aus.
Schritt 4:
Passen Sie das Template-Design mit den verfügbaren Werkzeugen an. Sie können ein Hintergrundbild festlegen, Schriftarten bearbeiten, ein Firmenlogo und andere Elemente hinzufügen.
Schritt 5:
Fügen Sie die Feldvariablen wie folgt in den Aufforderungstext ein ">".
Schritt 6:
Wenn die Vorlage fertig ist, speichern Sie sie und schließen Sie den Vorlageneditor.
Sie können jetzt Einladungen an EDO senden, indem Sie die Vorlage verwenden, die Sie in SBIS erstellt haben.
Hinzufügen von Daten
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um dem SBI-System Daten hinzuzufügen:
1. Öffnen Sie die SBIS-App und melden Sie sich bei Ihrem Konto an.
2. Wählen Sie auf der Hauptseite des Systems den Bereich aus, dem Sie Daten hinzufügen möchten (z. B. "Einladungen zum elektronischen Dokumentendurchlauf").
3. Suchen Sie auf der angezeigten Seite nach der Schaltfläche "Hinzufügen" und klicken Sie darauf.
4. Füllen Sie alle erforderlichen Formularfelder aus, einschließlich des Empfängers der Einladung, des Datums und der Uhrzeit sowie des Textes der Einladung selbst.
5. Überprüfen Sie die eingegebenen Daten auf Richtigkeit und Genauigkeit.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden oder Speichern, je nachdem, ob Sie die Einladung sofort senden oder in Entwürfen speichern möchten.
7. Nach erfolgreichem Senden erhalten Sie eine Benachrichtigung, dass die Einladung zum elektronischen Dokumentenaustausch erfolgreich hinzugefügt wurde.
Die hinzugefügten Daten werden nun in der Liste der für die Interaktion verfügbaren Eingabeaufforderungen angezeigt.
Überprüfen und Korrigieren von Fehlern
Wenn Sie eine Einladung in einem elektronischen Dokumentenmanagement an SBIS senden, ist es wichtig, auf die Überprüfung und Korrektur möglicher Fehler zu achten, um unvorhergesehene Probleme bei der Verarbeitung des Dokuments zu vermeiden.
Zunächst wird empfohlen, alle eingegebenen Daten sorgfältig zu überprüfen, bevor Sie die Einladung senden. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Details des Vertragspartners angeben, einschließlich seiner Steuernummer, des PPC und des Firmennamens. Überprüfen Sie außerdem, ob die Felder mit Datumsangaben, Beträgen und anderen numerischen Daten korrekt ausgefüllt sind.
Wenn Sie beim Ausfüllen der Einladung einen Fehler oder einen Tippfehler bemerken, müssen Sie diese vor dem Versand korrigieren. Verwenden Sie dazu die entsprechenden Funktionen im SBI-System. Sie können beispielsweise eine zuvor gespeicherte Eingabeaufforderung öffnen und die erforderlichen Änderungen an Feldern vornehmen, die fehlerhafte Daten enthalten.
Achten Sie neben der Überprüfung und Korrektur der Daten darauf, dass Sie den Typ der Einladung richtig auswählen und erstellen. Stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Einladungstyp Ihren Zielen und Anforderungen entspricht. Vergessen Sie nicht, alle erforderlichen Dokumente und Informationen im Text der Einladung anzugeben.
Es wird auch empfohlen, vor dem Senden der Einladung zu überprüfen, ob alle erforderlichen Felder, die mit einem Sternchen oder dem Etikett "Erforderlich" gekennzeichnet sind, korrekt ausgefüllt sind. Wenn sich ein Feld als übersehen herausstellt, kann es vorkommen, dass Sie die Einladung nicht senden können.
Schließlich empfiehlt es sich, den gesamten Text der Einladung durch eine automatische Fehlerprüfung zu verbannen, bevor Sie auf "Senden" klicken. Viele Systeme bieten solche Werkzeuge, die Tippfehler, Grammatikfehler und Interpunktionsfehler hervorheben können. Überprüfen Sie die Vorschläge in der Einladung und stellen Sie sicher, dass sie korrekt zusammengestellt sind.
Das Überprüfen und Korrigieren von Fehlern, bevor Sie eine Einladung in einem elektronischen Dokumentenmanagement im SBIS-System senden, ist ein wesentlicher Bestandteil des Prozesses und hilft Ihnen, Probleme in Zukunft zu vermeiden.
Senden einer E-Mail
Um eine Einladung zum elektronischen und digitalen Umsatz (EDO) an die SBI zu senden, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Melden Sie sich bei Ihrem Konto auf dem Portal von SBIS an.
- Gehen Sie zu "Workflow" oder "Elba".
- Führen Sie den Befehl Neu oder Neues Dokument aus.
- Füllen Sie die erforderlichen Informationen in den Feldern des Dokuments aus, einschließlich des Empfängers, des Betreffens und des Textes des Briefes.
- Fügen Sie dem Brief alle erforderlichen Anhänge hinzu.
- Überprüfen Sie, ob alle Felder und der Inhalt der E-Mail korrekt ausgefüllt sind.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden" oder "Zur Unterzeichnung senden".
Nach Abschluss dieser Schritte wird die Einladung an den angegebenen Empfänger gesendet. Bitte beachten Sie, dass die Lieferzeit der E-Mail von der Internetverbindung und der aktuellen Systemauslastung abhängt.
Wenn die E-Mail erfolgreich gesendet wurde, erhalten Sie eine Benachrichtigung darüber. Andernfalls überprüfen Sie, ob der angegebene Empfänger korrekt ist, und senden Sie die E-Mail erneut.
Ergebnisse verfolgen
Nachdem Sie die Einladung zu EDO an SBIS gesendet haben, können Sie den Status und die Ergebnisse der Sendung verfolgen. Um dies zu tun, müssen Sie zum Abschnitt «Elektronischer Dokumentendurchlauf» gehen und die entsprechende Eigenschaft der gesendeten Dokumente auswählen.
Verwenden Sie Filter, um die gewünschte Einladung schnell zu finden. Sie können gesendete Einladungen nach Datum, Status und Empfänger filtern.
Die Zustände umfassen die folgenden Parameter:
- In der Warteschlange: die Einladung wurde erfolgreich gesendet, aber vom Empfänger noch nicht verarbeitet;
- Unterwegs: die Einladung wird gerade an den Empfänger geliefert;
- Abgebrochen: die Einladung wurde vom Absender abgebrochen und an den Empfänger nicht zugestellt;
- Angeliefert: die Einladung wurde erfolgreich an den Empfänger übermittelt;
- Fehler: Die Einladung konnte aufgrund eines technischen Fehlers oder anderer Probleme nicht an den Empfänger übermittelt werden.
Eine Tabelle mit allen gesendeten Einladungen ist ein praktisches Werkzeug, um die Ergebnisse zu verfolgen. Sie können Informationen über das Versanddatum, den Empfänger, den Status und die Fehlerdetails anzeigen, sofern vorhanden. Darüber hinaus können Sie die Tabelle sortieren und filtern, um die gewünschten Informationen zu finden.
Mit der Ergebnisverfolgungsfunktion können Sie jeden Schritt des Versendens von EDO-Einladungen an die SBI überwachen und auf auftretende Probleme schnell reagieren.
Leistungsanalyse
Mit der Leistungsanalyse können Sie bestimmen, wie erfolgreich Einladungen gesendet werden, und die Arbeitsstrategie nach Bedarf anpassen. Hier sind einige wichtige Punkte, die bei der Analyse berücksichtigt werden sollten:
1. Anzahl der gesendeten Einladungen:
Die Reihenfolge der Anzahl der gesendeten Einladungen ermöglicht es Ihnen, das Ausmaß der Arbeit und das Volumen potenzieller Kontakte zu schätzen.
2. Anzahl der empfangenen Einladungen:
Dieser Indikator ermöglicht es Ihnen, die Wirksamkeit des Textes und die Professionalität der Kommunikation zu bewerten. Je mehr Einladungen angenommen werden, desto besser.
3. Antwortzeit für Einladungen:
Die Geschwindigkeit, auf Einladungen zu antworten, ist ein wichtiger Indikator für die Arbeit. Je besser die Kommunikation ist, desto schneller kommen Antworten von Partnern.
4. Qualität der Antworten auf Einladungen:
Die Analyse des Inhalts der Antworten ermöglicht es Ihnen, den Grad des Interesses der Partner und den Fortschritt der Transaktion zu bewerten.
5. Anzahl der abgeschlossenen Transaktionen:
Ein Indikator, der das Endziel der Arbeit definiert, ist der Abschluss von Transaktionen. Je mehr Transaktionen, desto erfolgreicher funktioniert der Prozess.
Die Analyse der Effektivität des Versendens von Edo-Einladungen ermöglicht es, Schwachstellen zu erkennen und die Arbeitsstrategie zu verbessern. Die regelmäßige Untersuchung der Indikatoren wird dazu beitragen, die Effizienz aller Interaktionen mit Partnern und Kunden zu verbessern.
