Bitrix24 ist ein praktisches CRM-System, das Ihnen hilft, Arbeitsabläufe im Unternehmen zu automatisieren und zu optimieren. Eine der nützlichen Funktionen dieses CRM-Systems ist die Möglichkeit, Verträge in einem für Sie geeigneten Format zu entladen. In dieser detaillierten Anleitung erfahren Sie, wie Sie Bitrix24 zum Entladen von Verträgen konfigurieren und diese Funktion in Ihrer Arbeit verwenden.
Der erste Schritt zur Konfiguration des Ausladens von Verträgen in Bitrix24 besteht darin, die erforderlichen Felder im Modul "Verträge" des CRM-Systems zu erstellen. Dazu müssen Sie in die Moduleinstellungen gehen und neue benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Legen Sie fest, welche Daten Sie aus den Verträgen entladen möchten, und erstellen Sie die entsprechenden Felder.
Nachdem Sie die erforderlichen Felder erstellt haben, müssen Sie die Vertragsvorlage im Modul "Dokument-Designer" konfigurieren. Diese Vorlage wird die Grundlage für das Entladen von Verträgen sein. Verwenden Sie die verfügbaren Variablen, um die Daten aus dem Modul "Verträge" automatisch zu füllen. Vergessen Sie nicht, das Format des auszuladenden Dokuments anzugeben – es kann sich um PDF, Word oder ein anderes Format handeln, das vom CRM-System unterstützt wird.
Schließen Sie die Konfiguration der Entladungsverträge ab, indem Sie die Zugriffsrechte für die Mitarbeiter Ihres Unternehmens für diese Funktion konfigurieren. Geben Sie an, wer die Verträge entladen kann und wohin diese Dokumente gesendet werden. Dies kann E-Mail, Cloud-Speicher oder eine andere für Sie bequeme Methode zum Übertragen von Dateien sein.
Vorbereitung von Bitrix24 zum Entladen von Verträgen
1. Bereiten Sie Ihre Bitrix24 für die Arbeit mit Verträgen vor. Gehen Sie dazu in die Einstellungen und aktivieren Sie das Modul "Workflow". Danach wird die Funktionalität für die Arbeit mit Verträgen verfügbar sein.
2. Erstellen Sie die erforderlichen Dokumenttypen. Gehen Sie dazu zum Abschnitt "Dokumenttypen" und fügen Sie einen neuen Dokumenttyp mit den gewünschten Feldern und Parametern hinzu. Geben Sie die erforderlichen Felder an, um Vertragsinformationen wie Name, Datum, Preis usw. auszufüllen.
3. Erstellen Sie Vertragsvorlagen. Wechseln Sie zum Abschnitt "Dokumentvorlagen" und erstellen Sie eine neue Vorlage für Verträge. Geben Sie in dieser Vorlage die gewünschte Struktur, den Text und die Felder an, die beim Erstellen eines neuen Vertrags automatisch ausgefüllt werden sollen.
4. Richten Sie die Verknüpfung von Transaktionen mit Verträgen ein. Gehen Sie dazu in die Einstellungen des CRM-Moduls und geben Sie an, welche Transaktionen mit den Verträgen verknüpft werden sollen. Auf diese Weise wird beim Erstellen eines Vertrags automatisch eine verknüpfte Transaktion erstellt und die Daten dazu sind im Vertrag verfügbar.
5. Fügen Sie den Verträgen die erforderlichen Felder hinzu. Wenn Sie zusätzliche Felder zum Speichern von Vertragsinformationen hinzufügen müssen, gehen Sie zum Abschnitt "Dokumentfelder" und fügen Sie die gewünschten Felder hinzu.
6. Richten Sie die Zugriffsrechte für Verträge ein. Gehen Sie zum Abschnitt "Zugriffsrechte" und geben Sie an, wer und mit welchen Rechten Zugriff auf die Verträge haben soll. Legen Sie die erforderlichen Rechte für jeden einzelnen Benutzer oder jede Benutzergruppe fest.
7. Überprüfen Sie die Einstellungen für das Entladen von Verträgen. Suchen Sie im Abschnitt "Einstellungen" nach dem Abschnitt "Dokumente hochladen" und legen Sie die gewünschten Optionen für das Hochladen von Verträgen fest. Geben Sie den Pfad zum Speichern der Dokumente, das Upload-Format und andere Optionen an, die Sie möglicherweise benötigen.
Es ist wichtig sich daran zu erinnern, dass alle Prozessschritte in Bitrix24 korrekt konfiguriert werden müssen, um Verträge erfolgreich entladen zu können. Befolgen Sie die Anweisungen und überprüfen Sie, ob die Einstellungen Ihren Anforderungen entsprechen.
Jetzt ist Ihr Bitrix24 bereit, die Verträge zu entladen. Nutzen Sie alle Funktionen der Plattform und optimieren Sie Ihren Geschäftsprozess.
Schritt 1: Installieren der erforderlichen Module
Um mit dem Entladen von Verträgen zu arbeiten, müssen mehrere Module in Bitrix24 installiert werden. Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um diesen Schritt auszuführen.
- Melden Sie sich bei Bitrix24 an und gehen Sie zum Abschnitt "Anwendungen".
- Klicken Sie auf den Tab "Marktplatz" und geben Sie den Namen des zu installierenden Moduls in die Suchleiste ein.
- Wählen Sie das gewünschte Modul aus der Liste der Suchergebnisse aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Installieren".
- Warten Sie, bis die Installation des Moduls abgeschlossen ist. Nach der Installation des Moduls ist es im Abschnitt "Installierte Anwendungen" verfügbar.
Wiederholen Sie diese Schritte für jedes erforderliche Modul. Normalerweise müssen Sie zum Entladen von Verträgen die Module "Workflow", "CRM" und "Dokumentenverarbeitung" installieren. Erkundigen Sie sich in der Dokumentation zu Ihrer Bitrix24-Version nach den erforderlichen Modulen oder wenden Sie sich an den technischen Support-Berater von Bitrix24.
Nachdem Sie alle erforderlichen Module installiert haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren, indem Sie die Entladungsverträge in Bitrix24 konfigurieren.
Schritt 2: Erstellen Sie die erforderlichen Felder und Vorlagen
Nachdem Sie Bitrix24 erfolgreich eingerichtet und einen Vertragskatalog erstellt haben, müssen Sie die erforderlichen Felder und Vorlagen erstellen, um die Dokumente weiter zu entladen.
1. Erstellen von Feldern
Gehen Sie zu Einstellungen und wählen Sie Felder und Abschnitte aus. Klicken Sie dann auf Hinzufügen, um ein neues Feld für Verträge zu erstellen.
Stellen Sie beim Erstellen eines Feldes sicher, dass Sie den richtigen Feldtyp wie "Zeile", "Text" oder "Datum" festlegen, um die erforderlichen Informationen zum Entladen des Vertrags anzugeben.
2. Erstellen von Vorlagen
Nachdem Sie die erforderlichen Felder erstellt haben, gehen Sie zu Einstellungen und wählen Sie Dokumentvorlagen aus. Klicken Sie dann auf Hinzufügen und wählen Sie einen Dokumenttyp wie Vertrag aus.
Geben Sie in der erstellten Vorlage die erforderlichen Felder an, um den Vertrag auszufüllen, indem Sie die Tags aus der Liste der verfügbaren Felder verwenden.
Sie können beispielsweise ein Tag verwenden, um das Feld "Vertragsnummer" in einer Vorlage anzugeben.
3. Zuordnen von Feldern zu Vorlagen
Nachdem Sie die Felder und Vorlagen erstellt haben, müssen Sie die Felder den entsprechenden Vorlagen zuordnen.
Gehen Sie zu "Einstellungen" und wählen Sie "Feldzuordnung". Wählen Sie dann das gewünschte Feld aus der Liste aus und geben Sie die entsprechende Vorlage dafür ein.
Wählen Sie beispielsweise für das Feld "Vertragsnummer" die entsprechende Vorlage "Vertrag" aus und legen Sie ein Tag fest .
Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, werden Sie alle erforderlichen Felder und Vorlagen erstellen, um die Verträge aus Bitrix24 zu entladen. Jetzt können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren - den Prozess zum Entladen von Verträgen einrichten.
Schritt 3: Festlegen von Zugriffsrechten
Nachdem Sie die Benutzerrolle erstellt und konfiguriert haben, müssen Sie die Zugriffsrechte für jede Rolle konfigurieren.
Wählen Sie im Abschnitt "Einstellungen" die Option "Zugriffsrechte" aus, und suchen Sie nach der Benutzerrolle, für die Sie den Zugriff auf das Hochladen von Verträgen konfigurieren möchten.
Geben Sie für jeden Abschnitt von Bitrix24 (z. B. "Verträge", "Kontakte" usw.) an, welche Aktionen ein Benutzer mit dieser Rolle ausführen kann.
Um Verträge zu entladen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen im Feld "Download" und wählen Sie die Felder aus, die Sie hochladen möchten.
Aktivieren Sie auch das Kontrollkästchen im Feld "Exportieren" und wählen Sie die gewünschten Einstellungen für das Exportformat aus.
Speichern Sie die Änderungen, nachdem Sie die Zugriffsrechte konfiguriert haben.
Schritt 4: Importieren oder Erstellen von Verträgen
Wenn Sie ein Bitrix24-System zum Entladen von Verträgen einrichten, können Sie zwischen zwei Methoden wählen, um Verträge im System zu importieren oder zu erstellen.
Die erste Methode besteht darin, Verträge aus externen Quellen zu importieren. Gehen Sie dazu zum Abschnitt "Verträge" und wählen Sie "Verträge importieren". Folgen Sie dann den Anweisungen und laden Sie die Vertragsdatei im CSV- oder Excel-Format hoch. Nach dem Herunterladen wird die Datei vom System verarbeitet und die Verträge werden automatisch erstellt.
Die zweite Methode besteht darin, Verträge manuell zu erstellen. Wenn Sie keine Dateien zum Importieren haben oder es vorziehen, Verträge manuell zu erstellen, ist diese Methode für Sie geeignet. Um einen Vertrag zu erstellen, gehen Sie zum Abschnitt "Verträge" und wählen Sie "Vertrag erstellen". Füllen Sie dann die erforderlichen Vertragsinformationen wie Titel, Datum, Teilnehmer usw. aus. Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf "Speichern" und der Vertrag wird im System erstellt.
Wählen Sie die bequemste Methode für Sie aus, um Verträge zu importieren oder zu erstellen, und setzen Sie das Bitrix24-System so ein, dass Verträge entladen werden.
