Outlook 2019 bietet eine praktische automatische Antwortfunktion, mit der Sie automatisch Nachrichten mit voreingestellten Texten senden können, während Sie abwesend sind. Diese Funktion wird besonders nützlich, wenn Sie im Urlaub, auf einer Geschäftsreise sind oder aufgrund anderer Umstände einfach nicht auf E-Mails antworten können.
Das Einrichten einer automatischen Antwort in Outlook 2019 ist sehr einfach, und in dieser detaillierten Anleitung erfahren Sie, wie Sie dies tun. Es dauert nur wenige Minuten, um eine automatische Antwort einzurichten, und danach können Sie sicher sein, dass Ihre Kontakte eine Nachricht erhalten, in der Sie wissen, dass Sie nicht verfügbar sind.
Öffnen Sie zuerst Outlook 2019 und gehen Sie im oberen Menü des Programms zum Abschnitt "Datei". Wählen Sie dann Kontoeinstellungen aus. Wählen Sie auf der daraufhin angezeigten Seite das Konto aus, für das Sie eine automatische Antwort einrichten möchten. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Namen in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten".
Automatische Antwort in Outlook 2019: Detaillierte Anweisungen
Mit der automatischen Antwort in Outlook 2019 können Sie während Ihrer Abwesenheit automatisch eine Antwort auf eingehende Nachrichten senden. Dies ist eine nützliche Funktion, die Ihnen hilft, Kollegen und Kunden über Ihre Nichtverfügbarkeit zu informieren und ihnen Informationen über die Rückgabe des Kontakts zu geben.
Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um eine automatische Antwort in Outlook 2019 einzurichten:
| Schritt 1: | Starten Sie Outlook 2019 und wählen Sie die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke des Fensters aus. |
| Schritt 2: | Wählen Sie im daraufhin angezeigten Menü "Informationen" aus. |
| Schritt 3: | Wählen Sie in der Navigationsleiste rechts die Option "Automatischer Responder" aus. |
| Schritt 4: | Aktivieren Sie im angezeigten Fenster "Automatische Antwort" das Kontrollkästchen neben "Automatische Antwort senden" und wählen Sie das Datum und die Uhrzeit aus, für die Sie die automatische Antwort aktivieren möchten. |
| Schritt 5: | Schreiben Sie den Text für die automatische Antwort in das Feld "Text für die automatische Antwort". Sie können auch unterschiedliche Texte für interne und externe Absender angeben, indem Sie die entsprechenden Elemente markieren. |
| Schritt 6: | Klicken Sie auf "OK", um die Einstellungen für die automatische Antwort zu speichern. |
Jetzt ist Ihre automatische Antwort in Outlook 2019 eingerichtet und wird zu dem von Ihnen angegebenen Zeitpunkt automatisch gesendet. Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer eingeschaltet ist und Outlook gestartet wird, damit eine automatische Antwort gesendet wird.
Denken Sie daran, die automatische Antwort zu deaktivieren, wenn Sie zurückkommen, um das automatische Senden von Nachrichten zu stoppen.
E-Mail-Trennung
Befolgen Sie diese einfachen Schritte, um E-Mails in Outlook 2019 zu teilen:
1. Öffnen Sie Outlook 2019, und klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
Suchen Sie in der oberen linken Ecke des Outlook-Fensters nach der Registerkarte "Datei" und klicken Sie darauf.
2. Wählen Sie auf der linken Seite des Bildschirms Informationen aus.
Nach dem Öffnen der Registerkarte "Datei" steht Ihnen eine Liste mit verschiedenen Optionen zur Verfügung. Klicken Sie auf die Registerkarte "Informationen" auf der linken Seite des Bildschirms.
3. Klicken Sie auf "Konten einrichten".
Suchen Sie auf der Registerkarte "Info" nach dem Abschnitt "Konten einrichten" und klicken Sie darauf.
4. Wählen Sie "E-Mail-Konto hinzufügen" aus.
Wählen Sie im angezeigten Menü "Kontoeinstellungen" die Option "E-Mail-Konto hinzufügen" aus.
5. Geben Sie die Daten für das neue Konto ein.
Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten zum Einrichten eines Kontos, und geben Sie die Daten für das neue E-Mail-Konto ein. Sie benötigen eine E-Mail-Adresse und ein Passwort für dieses Konto.
6. Wiederholen Sie die Schritte 4 bis 5 für jedes Konto.
Wenn Sie weitere Konten haben, die Sie Outlook 2019 hinzufügen möchten, wiederholen Sie die Schritte 4-5 für jedes Konto.
Nachdem Sie alle gewünschten Konten hinzugefügt haben, teilt Outlook 2019 automatisch eingehende und ausgehende E-Mails zwischen ihnen auf. Jetzt können Sie ganz einfach zwischen Ihren E-Mail-Konten wechseln und diese von einem Ort aus verwalten.
Es ist wichtig sich daran zu erinnern, dass Sie auch separate Ordner für jedes Konto erstellen können, um Ihre E-Mails bequemer zu organisieren.
Automatische Antwort einrichten
Befolgen Sie die folgenden Anweisungen, um die automatische Antwort in Outlook 2019 einzurichten:
- Öffnen Sie Outlook und wählen Sie die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke des Bildschirms aus.
- Wählen Sie im angezeigten Menü die Option "Automatische Antwort" (auch als "Antworten auf Nachrichten" bezeichnet) und klicken Sie darauf.
- Setzen Sie ein Häkchen neben "Automatische Antwort senden" und geben Sie das Datum an, an dem die automatische Antwort funktionieren soll. Sie können bestimmte Daten auswählen oder einen Zeitraum angeben.
- Geben Sie die automatische Antwort in das Feld "Externe automatische Antwort" ein, um die Antwort auf externe Nachrichten abzulehnen, und in das Feld "Interne automatische Antwort", um die Antwort auf interne Nachrichten zu senden (falls erforderlich).
- Wenn Sie eine alternative automatische Antwort für verschiedene Empfängergruppen aktivieren möchten, wählen Sie Regeln aus und konfigurieren Sie die entsprechenden Einstellungen.
- Klicken Sie nach Abschluss der Konfiguration auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.
Glückwunsch! Sie haben die automatische Antwort in Outlook 2019 erfolgreich eingerichtet. Der E-Mail-Agent sendet nun automatisch eine Nachricht mit dem angegebenen Text an jeden, der Ihnen innerhalb des angegebenen Zeitraums eine E-Mail sendet.
Einstellen von Uhrzeit und Datum
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine automatische Antwort in Outlook 2019 einzurichten und das Datum und die Uhrzeit anzugeben, an dem sie aktiviert wurde:
- Öffnen Sie Outlook 2019, und klicken Sie auf die Registerkarte "Datei". Dies ist das Hauptmenü des Programms in der oberen linken Ecke.
- Wählen Sie im Menü "Datei" die Option "Informationen" aus. Ein Untermenü mit verschiedenen Einstellungen wird angezeigt.
- Suchen und klicken Sie auf die Schaltfläche "Einstellungen für den Anrufbeantworter". Sie befindet sich in der unteren rechten Ecke des Untermenüs "Informationen".
- Aktivieren Sie im daraufhin angezeigten Fenster "Anrufbeantworter" das Kontrollkästchen "Anrufbeantworter nur innerhalb des angegebenen Zeitraums senden". Es werden weitere Felder zur Eingabe von Datum und Uhrzeit angezeigt.
- Geben Sie in den Feldern "Anfang" und "Ende" ein Start- und Enddatum an. Wählen Sie die Daten aus dem Kalender aus oder geben Sie sie manuell ein.
- Geben Sie in den Feldern "Start" und "Ende" auch die Start- und Endzeit für die automatische Antwort ein. Geben Sie dazu die Uhrzeit im entsprechenden Format ein, z. B. 09:00 oder 17:30 Uhr.
- Klicken Sie auf "OK", um die Änderungen zu speichern.
Die automatische Antwort wird jetzt nur zu den von Ihnen angegebenen Zeiten und Datumsangaben aktiviert.
Erstellen einer Nachricht
Um eine automatische Antwort in Outlook 2019 zu erstellen, müssen Sie eine neue Nachricht erstellen. Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um eine automatische Antwortnachricht einzurichten:
- Öffnen Sie Outlook 2019 und wählen Sie die Registerkarte Datei aus.
- Wählen Sie im Menü "Info" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Anrufbeantworter (Aktivieren)".
- Wählen Sie die Option "Automatische Antwort senden" und geben Sie an, wie lange die automatische Antwort aktiv sein soll.
- Geben Sie im Feld Betreff einen Titel für Ihre automatische Antwort ein. Zum Beispiel "Urlaub" oder "Außerhalb des Büros".
- Geben Sie im Textfeld den Inhalt der automatischen Antwortnachricht ein. Es wird empfohlen, Informationen darüber anzugeben, dass Sie abwesend sind und die erwartete Antwortzeit für Ihre E-Mails.
- Wenn Sie möchten, dass die automatische Antwort nur an bestimmte Empfänger gesendet wird, aktivieren Sie "Nur für diese Kontaktliste senden" und wählen Sie die Adressliste aus.
- Klicken Sie auf "OK", um die Einstellungen für die automatische Antwort zu speichern.
Jetzt ist Ihre automatische Antwort in Outlook 2019 eingerichtet und wird innerhalb des angegebenen Zeitraums automatisch an eingehende E-Mails gesendet. Stellen Sie sicher, dass der Autoresponder in den Outlook-Einstellungen aktiviert ist, um automatisch Antworten zu senden.
Festlegen von Einschränkungen
Outlook 2019 bietet die Möglichkeit, Beschränkungen für die automatische Antwort festzulegen, um zu steuern, wann sie aktiv ist. Befolgen Sie dazu die Anweisungen:
| 1. | Öffnen Sie Outlook 2019. |
| 2. | Wählen Sie die Registerkarte Datei in der oberen linken Ecke des Fensters aus. |
| 3. | Wählen Sie im angezeigten Menü die Option "Automatische Antwort" (Automatic Replies). |
| 4. | Aktivieren Sie im angezeigten Fenster "Automatische Antworten" (Automatic Replies) das Kontrollkästchen "Automatische Antworten senden" (Send automatic replies). |
| 5. | Wählen Sie eine der beiden Optionen aus: |
| a) Nur während dieses Zeitbereichs eine automatische Antwort senden: Geben Sie den Anfang (From) und das Ende (To) des automatischen Antwortzeitraums an. | |
| b) Automatische Antworten nicht senden (Do not send automatic replies): Die automatische Antwort wird deaktiviert. | |
| 6. | Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", um die Einstellungen zu speichern. |
Sie können jetzt Beschränkungen für die automatische Antwort in Outlook 2019 festlegen. Mit dieser Funktion können Sie den Prozess des Sendens von Benachrichtigungen über Ihre Nichtverfügbarkeit automatisieren und verhindern, dass sie zur falschen Zeit gesendet werden. Befolgen Sie die Anweisungen und genießen Sie eine verbesserte Produktivität!
